Accélérez votre processus de planification grâce à ces conseils

Chaque entreprise doit établir un calendrier mensuel/annuel pour ses collaborateurs, mais cela prend souvent beaucoup de temps. Cependant, il ne doit pas nécessairement en être ainsi. Ces conseils vous permettront certainement de gagner beaucoup de temps !

Créez des modèles de quarts de travail

Dans la plupart des cas, il n'est pas nécessaire d'établir un tout nouveau calendrier chaque mois. Investissez plutôt un peu de temps dans la composition de quelques quarts de travail. modèles pour les quarts de travail réguliers. De nombreux événements sont prévisible dans une certaine mesure, alors profitez-en. Les modèles créés peuvent être facilement copié à la fin du mois/de l'année. Vous pouvez toujours ajouter des équipes supplémentaires si nécessaire.

Préparez et envoyez le planning bien à l'avance

Cela semble évident, mais cela ne l'est toujours pas dans de nombreuses entreprises. Il est conseillé de terminer le planning et de l'envoyer au moins à votre personnel 14 jours avant la fin de la planification en cours. Ainsi, vos collaborateurs disposent de suffisamment de temps pour signaler tout éventuel chevauchement avec des rendez-vous privés et le planificateur dispose de suffisamment de temps pour trouver une solution. Le moyen le plus rapide de diffuser votre planning est d'utiliser un dans le cloud outil, car il est accessible à tous en tout lieu et peut être adapté à tout moment.

Permettez à votre personnel de trouver lui-même des remplaçants

Sans le vouloir, vous rencontrerez urgences , absences, maladie, etc. Dans ces cas, vous pouvez gagner beaucoup de temps en permettant à vos collaborateurs de trouver et d'indiquer un remplaçant eux-mêmes . Ce qui vous aurait coûté une heure d'appels téléphoniques et de SMS est désormais souvent réglé en quelques minutes. Il est toutefois important que le planificateur effectue une dernière vérification de ces substitutions et qu'il doive approuver eux.

Récupérez les disponibilités de vos collaborateurs

Il arrive parfois que vos collaborateurs ne trouvent pas immédiatement un remplaçant pour leur poste de travail. Dans ce cas, le planificateur doit lui-même rechercher un remplaçant. Un aperçu de la disponibilité par collaborateur peut alors s'avérer très utile. Cela peut être facilement consulté dans un calendrier mensuel dans lequel vous devez indiquer chaque jour si vous êtes disponible ou non. Beeple même automatiquement prend en compte les disponibilités saisies lors de la planification du personnel.

Ou optez pour l'auto-planification

Vous pouvez également en donner plus à vos collaborateurs responsabilité et laissez-les déterminer leur propre horaire de travail. Vous publiez les quarts de travail pour lesquels vous avez besoin de quelqu'un et vous permettez aux collaborateurs de appliquer ou inscrivez-vous aux quarts de travail qu'ils préfèrent. Bien entendu, le planificateur a toujours le contrôle du final calendrier. Êtes-vous satisfait de la planification ? Vous pouvez ensuite annuler la publication des quarts de travail et communiquer que le nouveau planning est disponible.

Définir les exigences relatives au profil

Pour certaines fonctions, il est nécessaire de posséder un diplôme ou un certificat spécifique. Prenons par exemple les médecins ou les infirmières du secteur de la santé ou les ingénieurs du son du secteur culturel. Si vous les surveillez qualifications par collaborateur, vous gagnez également beaucoup de temps de planification. Dans Beeple, vous pouvez même lien les fonctions répondant à des exigences de profil spécifiques. Seuls les collaborateurs qui rencontrer ces exigences répondent à la fonction en question.

Divisez votre planification en (sous-) projets et en équipes

Il est recommandé de travailler avec un structure fixe dans votre planning. Dans Beeple, la planification peut être divisée en projets, sous-projets et équipes. Les projets sont par exemple des plannings mensuels ou des plannings par département. Les sous-projets sont, par exemple, des calendriers par site. Les équipes sont des groupes de collaborateurs qui travaillent en même temps au même endroit au sein d'une même fonction. Pour revenir au premier paragraphe : Beeple vous permet de facilement copie projets et équipes. Ainsi, plusieurs modèles réutilisables sont nés.

‍

La bonne information n'importe où et n'importe quand ?

‍