Software aankopen of zelf bouwen: een beslissing om over na te denken

Koop- of bouwbeslissingen zijn een veelvoorkomend dilemma binnen organisaties wanneer ze software willen implementeren om een bepaald proces te optimaliseren. Vaak spelen kostenoverwegingen en de noodzaak om zich te concentreren op de kernactiviteiten een belangrijke rol bij het nemen van deze beslissing. Hoe zit het met de aankoop- of bouwbeslissing van planningssoftware? We behandelen graag de belangrijkste factoren met de nodige verduidelijking om de juiste keuze te maken.

‍

Op zoek naar een oplossing om je flexwerkplanning en -communicatie te centraliseren?

1) Strategische overwegingen

Is de ontwikkeling of aankoop van planningssoftware een strategische overweging die van invloed is op de kernactiviteiten van de organisatie of is het een puur operationele aankoop? In het tweede geval is het uw belangrijkste bedoeling om een planningstool te gebruiken om uw activiteiten soepel en moeiteloos te laten verlopen dankzij personeelsplanning. In dat geval is het aan te raden om een softwarelicentie aan te schaffen. Wanneer de planningstool de strategie van de organisatie raakt en je deze kunt gebruiken om een concurrentievoordeel op te bouwen, is het aan te raden om deze zelf te ontwikkelen. Hoewel dit door enkele andere belangrijke factoren zal worden verzacht.

2) Organisatorische specificiteit

Hoe organisatiespecifiek zijn de gewenste functionaliteiten? Een zelfgebouwde tool kan volledig worden afgestemd op de behoeften en wensen van de organisatie. Een gelicentieerde software biedt veel mogelijkheden op het gebied van functionaliteiten, maar deze zullen algemener en dus minder organisatiespecifiek zijn. Speciale behoeften of wensen zullen daarom zelden worden vervuld door de gelicentieerde software. Er moet echter worden opgemerkt dat SaaS-software vaak in hoge mate configureerbaar en in veel gevallen aanpasbaar is. Voor deze factor moet je bepalen hoe waardevol organisatiespecifieke functionaliteiten zijn.

3) Schaalbaarheid

Een andere factor om rekening mee te houden is schaalbaarheid. Op de lange termijn zal je planningssoftware mee moeten groeien met je organisatie. Als je overweegt om het zelf te ontwikkelen, is het belangrijk om jezelf af te vragen hoe vaak aanpassingen nodig zullen zijn en welke investeringen dit van je organisatie vergt. Softwareleveranciers hebben vaak verschillende pakketten en/of modules die zijn afgestemd op organisaties van verschillende groottes. Wanneer je op zoek bent naar verschillende SaaS-bedrijven, is het aan te raden om naar uitbreidingsmogelijkheden te kijken. In hoeverre kan de software meegroeien met de organisatie en tegen welke kosten? Zo verzamel je de nodige informatie om te vergelijken wat de beste keuze is op het gebied van schaalbaarheid; een licentie ontwikkelen of kopen?

‍

Schaalbaarheid en modulariteit gaan hand in hand. En modulariteit heeft nog meer voordelen...

4) Inzetbaarheid

Hoe snel wil jouw organisatie de tool kunnen inzetten? Het ontwikkelen van software kost tijd. Het project van onderzoek naar de benodigde functionaliteiten tot de levering van de software duurt gemakkelijk een tot drie jaar. Een aangeschafte tool kan veel sneller worden ingezet, na een tot twee weken onboarding voor degenen die verantwoordelijk zijn voor de planning. Als u op korte termijn in een behoefte wilt voorzien, is een aangeschafte software aan te raden. Wanneer de behoefte minder dringend is, zijn zowel kopen als bouwen een optie.

5) Innovativiteit

Naast schaalbaarheid is het wenselijk dat de functionaliteiten van de software evolueren met de behoeften die voortvloeien uit de voortdurend veranderende bedrijfsomgeving. Met de mogelijkheid om de software in eigen beheer te ontwikkelen, is de belangrijke vraag of het realistisch is dat de organisatie regelmatig voor de nodige innovaties zorgt. Als dit niet het geval is, is het beter om de software te kopen, aangezien deze regelmatig wordt bijgewerkt en vernieuwd. Daarnaast is er ook nog de levenscyclus van innovaties die momenteel ongeveer twee jaar telt. De time-to-market van uw eigen planningssoftware is echter één tot drie jaar. Als uw time-to-market langer is dan de levenscyclus van innovaties, zal uw organisatie voortdurend achterblijven. In dat geval wordt een SaaS-software aanbevolen.

6) Ondersteuning

Bij de implementatie en het gebruik van nieuwe software zullen de gebruikers vragen hebben die beantwoord moeten worden. Er zal dus regelmatig ondersteuning nodig zijn. Als je zelf een tool bouwt, zul je de nodige tijd en middelen moeten investeren in trainingen en vragensessies. SaaS-bedrijven hebben altijd een ondersteuningsdienst waar klanten terecht kunnen voor de nodige training en hulp.

7) Aanwezigheid en beschikbaarheid van interne ontwikkelaars

Goed werkende software vereist ontwikkelaars, zowel back- als front-end. De tijd van deze ontwikkelaars is vaak schaars en duur. De beslissing om te maken of te kopen omvat daarom twee belangrijke vragen met betrekking tot de softwareontwikkelaars. Zijn er voldoende ontwikkelaars om dit project binnen afzienbare tijd tot een succesvol resultaat te brengen? En is het opportuun om de ontwikkelaars tijd te laten investeren in de ontwikkeling van uw planningssoftware of zijn ze waardevoller voor andere projecten? Het is belangrijk om altijd rekening te houden met de alternatieve kosten van de ontwikkelaars. Als de tijd van de ontwikkelaars schaars is en ze meer toegevoegde waarde hebben op andere, factureerbare projecten, verdient een licentie voor planningssoftware de voorkeur.

8) Kostenoverweging

Wat wijst de kostenanalyse op? Het ontwikkelen van uw eigen software brengt veel personeelskosten met zich mee. Medewerkers in ontwikkeling en bedrijfsvoering zullen moeten bespreken hoe de planningstool ideaal werkt voor uw organisatie. U moet front- en back-end ontwikkelaars inschakelen om de software te ontwikkelen. Er zullen UX-ontwerpers en copywriters nodig zijn om de tool de juiste look en feel te geven. Uiteindelijk zullen de kosten van de ontwikkelaars zwaar wegen, dus aan een eigen gebouw hangt een flink prijskaartje. Bedrijven die planningssoftware als service verkopen, realiseren op dit gebied aanzienlijke schaalvoordelen, waardoor ze hun tool tegen een relatief goedkope prijs kunnen aanbieden. Softwarebedrijven werken vaak op SaaS-basis. De software wordt aangeboden als een service op basis van een abonnement.

De hoge ontwikkelingskosten, de behoefte aan innovatie, opschaling en ondersteuning zullen ervoor zorgen dat gelicentieerde software in de meeste gevallen financieel voordeliger zal zijn.

De uiteindelijke beslissing

Hoeveel gewicht u aan elk van deze factoren toekent, is afhankelijk van de organisatie. Het is belangrijk om te vragen of er een verband bestaat tussen de strategische doelstellingen van de organisatie en de planningssoftware. Verder is het cruciaal om realistisch te zijn over de omvang van de investeringen bij het bouwen van software. Het komt niet neer op slechts die ene ontwikkelingskosten. Voor schaalvergroting, innovatie en ondersteuning zijn constante middelen nodig.

Vraagt u zich af hoe u uw planning digitaal kunt maken?

‍

‍