De vier niveaus van personeelsplanning: welke is optimaal voor uw organisatie?

Personeelsplanning is een trend. In het licht van het toenemende aantal flexmedewerkers en mensen die bijverdienen, hebben bedrijven die met variabele roosters werken dringend behoefte aan een eenvoudige manier om personeelsroosters op te stellen. Maar niet elk bedrijf is identiek. Afhankelijk van je type personeel (studenten, freelancers, bijverdieners, enz.), de sector waarin je actief bent en of je voor externe klanten werkt, heb je een andere manier nodig om personeel in te plannen.

Laten we erin duiken: er zijn drie, en bij uitbreiding vier, verschillende niveaus van personeelsplanning. Allereerst is er het operationele niveau waarbij je je richt op de korte termijn, het tactische niveau waar je kijkt naar de middellange termijn en het strategisch niveau waar de langetermijnvisie centraal staat. Het vierde en meest recente niveau is de datagestuurde en geïntegreerde methode. Op deze manier zijn de personeelsplanning en de continuïteit van de dagelijkse activiteiten niet langer afhankelijk van individuen.

1) Operationeel niveau

Als je een personeelsplanning maakt op operationeel niveau, zie je welke medewerkers nodig zijn om alle dagelijkse taken uit te voeren. Als je opdrachten invult voor klanten, bijvoorbeeld personeelsbureaus, maak je een match tussen de vraag van je klant en het beschikbare personeel in je organisatie. Je maakt taakplanningen en operationele planningen, een taak die door elke manager kan worden uitgevoerd en waarvoor hij of zij geen specialist in planning of personeelsbeheer hoeft te zijn.

Organisaties die op operationeel niveau plannen, gebruiken vaak Excel. Niet de optimale manier!

Wil je weten waarom?

2) Tactisch niveau

Wanneer u een personeelsplanning maakt op tactisch niveau, denkt u verder dan de kortetermijntaken en -projecten van uw bedrijf. Je stelt een jaarplan op waarbij je rekening houdt met een middellange looptijd van ongeveer een jaar. Uitzonderlijke periodes zijn in dit plan in kaart gebracht. Voorbeelden zijn maanden waarin er meer werkonderbrekingen zijn vanwege ziekte. Of vakantieperiodes, wanneer een groot deel van het personeel niet beschikbaar is. Je evalueert de personeelsinzet, wat de kwaliteit van je planning enorm verhoogt.

3) Strategisch niveau

Als u uw personeelsbestand op strategisch niveau plant, denkt u aan de lange termijn van uw bedrijf, drie tot vijf jaar vooruit. Je stelt een missie, visie en strategie op waarin je ook aandachtspunten zoals ziekteverzuim en balans tussen werk en privé opneemt. Deze strategische personeelsplanning moet in lijn zijn met de plannen van het bedrijf voor de toekomst. Er zijn verschillende niveaus in het bedrijf betrokken: het bestuur, de HR en het managementteam. De grote vraag is: welk personeel hebben we nodig om de missie van het bedrijf te bereiken?

4) Datagestuurd en geïntegreerd niveau

Sommige recente bronnen spreken nu van een vierde niveau waarbij personeelsplanning niet langer gekoppeld is aan een of meer individuen in de organisatie. Het is een systeem dat gebaseerd is op en bestuurd wordt door kunstmatige intelligentie. Hiervoor zijn echter gespecialiseerde planners in uw organisatie nodig die ervaring hebben met data-analyse. Het achterliggende idee is om bepaalde aspecten van personeelsplanning te voorspellen met behulp van gegevens en analyses uit het verleden. Een goed voorbeeld in de detailhandel is de verkoopperiode: stel je voor dat het kassasysteem en slimme camerabewaking in je winkel (s) gekoppeld kunnen worden aan je personeelsplanningstool. Dan kan voorspeld worden dat het op de eerste dag van de verkoop in januari, tussen 11.00 en 16.00 uur, drie keer zo druk zal zijn als normaal. De planningstool kan aangeven dat er op dat moment drie keer zoveel personeel nodig zal zijn.

Natuurlijk is het vierde en meest recente niveau de ultieme wens van elke planner in een bedrijf. Maar de keuze voor een bepaald niveau en de bijbehorende soorten planning en softwarepakketten zijn afhankelijk van de wensen en de business van een bedrijf. Een bedrijf met een eenvoudige en statische werkorganisatie dat vooral overdag actief is, heeft bijvoorbeeld minder kans om te profiteren van voorspellende software. In tegenstelling tot bedrijven in de gezondheidszorg, detailhandel of evenementensector waar vaak meerdere leveranciers en werknemers samenwerken of verspreid zijn over verschillende locaties.

‍

Droomt u ervan om continu flexwerkgegevens te verzamelen en te interpreteren?

‍