Het Sportbureau: Inmediatamente nos dimos cuenta de que Beeple podía ahorrarnos mucho tiempo.

Amitabha comenzó como una agencia de adscripción para profesores de deportes que trabajan en toda Bélgica, pero también se centra cada vez más en la promoción de la vitalidad en el taller durante un par de años. Manon de Bart es responsable de ventas y marketing en Amitabha y, además, se encarga de la gestión de cuentas, es decir, de la contratación y planificación de los entrenadores deportivos.

Het Sportbureau (anteriormente Amitabha) programa principalmente a sus profesores de deportes de forma diaria, semanal, quincenal y/o mensual, pero de vez en cuando también para un solo evento. Por eso, su planificación no funciona fija sistema y todas las actividades deben programarse específicamente. Además, a menudo tienen que lidiar con último minuto cambios o cancelaciones, por lo que una herramienta de planificación era indispensable para Amitabha. Solían trabajar a través del correo electrónico y el calendario en panorama, pero todas las actividades debían programarse por separado para cada profesor de deportes.

En ese momento, uno de los ejecutivos de ventas de Beeple se puso en contacto con Manon para que fuera a presentarle el software. «Nos dimos cuenta inmediatamente de que el programa nos podía ahorrar mucho tiempo y decidimos hacerlo». La fase inicial fue un poco difícil debido a la falta de un permanente Gerente de Éxito del Cliente. En aquel entonces, Beeple todavía era un verdadero puesta en marcha por lo que las posibilidades eran limitadas. Mientras tanto, se han contratado muchos nuevos colaboradores, de modo que cada cliente tiene un gestor de éxito de clientes fijo, también Amitabha.

«No recibimos suficiente información de antemano sobre las posibilidades de Beeple para nuestra empresa. Afortunadamente, esos problemas surgieron rápidamente resuelto tan pronto como tuviéramos una persona de contacto permanente a la que siempre pudiéramos llamar o enviar un correo electrónico en caso de problemas. Mientras tanto, todo va relativamente bien».

De la planificación manual a la automática del personal

Al informar las horas trabajadas en el sistema anterior, a veces las cosas eran pasado por alto, porque Manon y sus colegas tenían que introducir todo manualmente. Gracias a Beeple, Amitabha pudo automatizar ese proceso, con un margen de error mínimo. «Nuestra planificación y facturación se pueden transformar en un exportar sobre la base de nuestros horarios programados. De esa forma, esos datos ya no se perderán, como ocurrió en Outlook».

La búsqueda de profesores deportivos adecuados ya no es la difícil tarea que solía ser para Amitabha. «En Beeple, el búsqueda para los profesores de deportes es pan comido por medio de la filtra. En el pasado, buscábamos manualmente nuestro archivo en Outlook, mientras que ahora podemos filtrar por diferentes especificaciones, lo que nos ahorra una enorme cantidad de tiempo. Primero buscamos colaboradores en un radio de 35 km de la ubicación. Luego analizamos las disciplinas para ver quién podría ser elegible para nuestras tareas. Esas personas reciben un mensaje o una llamada».

¿Quiere decir adiós a la pérdida de tiempo en la planificación flexible del trabajo?

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