DeSingel: La comunicación está totalmente automatizada a través de correo electrónico, SMS y chat.

El centro internacional de arte DeSingel organiza una variada oferta de conciertos, representaciones teatrales y danza en sus salas totalmente equipadas. Koen Slock es el coordinador de DeSingel, lo que significa que dirige al personal responsable de los visitantes, incluidos los colaboradores que se ocupan de la verificación de entradas, la venta de programas, el bar, el guardarropa y las recepciones.

Planificación del personal en hojas de cálculo

La organización de conciertos, representaciones teatrales y otras actividades culturales requiere un bien organizado equipo. Creando un horario donde todos sepan que lo que hay que hacer es, por lo tanto, más que necesario. Koen trabaja principalmente con los estudiantes para comprobar las entradas y dotar de personal al bar y al guardarropa. Como no hay conciertos ni representaciones teatrales todos los días, no tiene que recurrir a ellos estudiantes cada día.

En el pasado, Koen usó Google hojas de cálculo para crear la planificación. «Envié una hoja de cálculo con los datos de los diferentes trabajos. Después, cada estudiante rellenó esa hoja de cálculo con los datos de los que disponía y todos esos documentos llegaron a mí. Finalmente, creé el cronograma comparando y haciendo coincidir todas las hojas de cálculo. Ese método no era el único consume mucho tiempo pero también es propenso a errores. Al final, ese método también funcionó, aunque fue un poco turbulento».

¿Estás cansado de encontrar tu camino en un montón de hojas de cálculo?

Herramienta de planificación interactiva

En la fase inicial con Beeple, hubo una reunión para examinar la forma actual de planificación de DeSingel. De esa manera, se obtuvo información sobre la mejor manera de implementar su método de planificación en Beeple. Posteriormente, Koen recibió unintroducción a la propia herramienta: cómo se puede crear una programación y qué componentes contiene. «UN taller se creó para familiarizarse con el software. Después de eso, podría probar la herramienta yo mismo. Siempre que tenía preguntas, pude preguntarles y recibí las respuestas que necesitaba. Pude dominar Beeple bastante rápido. Después de todo, no es demasiado complejo».

El simple descripción general de la planificación y el estructurado base de datos inclinó la balanza para que Koen eligiera Beeple.

«Recuperar la información es muy fácil. Los detalles de los colaboradores se pueden consultar sin ningún esfuerzo, desde su número de teléfono hasta su número de registro nacional. Beeple es un interactivo herramienta de planificación. Con mis hojas de cálculo, hice un buen intento, pero lo que hace Beeple no es comparable. Es como comparar una tienda de abarrotes con una gran tienda departamental».

Comunicación automática

La interacción entre el planificador, el empleado y el cronograma es la principal de Beeple beneficio para Koen. El hecho de que cada vez que se realiza un cambio, este se ajusta automáticamente en el entorno de Beeple de cada usuario es una gran ventaja. «Cuando hago cambios en mi horario, mis empleados están informados inmediatamente, al igual que mis colegas que participan en el programa. La comunicación con los candidatos funciona realmente sin problemas. Solía ser una ocupación que consumía mucho tiempo, especialmente cuando tenía que volver a ponerme en contacto con todos con cada cambio. En Beeple, la comunicación es total automatizado por correo electrónico, SMS y chat».

DeSingel necesita un flexible sistema en el que los ajustes se pueden realizar con facilidad, ya que muchas veces tienen que hacer frente a circunstancias cambiantes. «Cuando algo de repente se convierte en un gran éxito, también necesitamos muchos más empleados. Siempre tendremos circunstancias cambiantes y Beeple nos permite observar de cerca, modificar las cosas y reaccionar con rapidez. Todo el mundo tiene siempre a mano la información más reciente».

¿Cómo mantener actualizados al planificador, al supervisor y al trabajador flexible?

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