Un socio belga de programación para Cactus Music Centre

El Cactus Music Centre, el organizador de conciertos y festivales de Brujas, afronta su período de mayor actividad del año en abril, como todos los años. Además de tener una agenda repleta en el Cactus Club, ya están organizando el Cactus Festival en el Parque Minnewater por 39ª vez el viernes 7, el sábado 8 y el domingo 9 de julio de 2023. Le preguntamos a Felix, responsable de la programación musical y de los voluntarios, qué implicaba organizar un festival de este tipo.

Durante los tres días que dura el Festival de los Cactus en el corazón de la ciudad de Brujas, se convoca a muchos voluntarios, por ejemplo, como camareros o personal de bar. «Organizar un festival como este requiere una buena preparación y mucha ayuda, para lo cual podemos contar con un equipo de más de 700 voluntarios. Hay mucha gente que se ofrece como voluntaria cada año, pero también hay muchas caras nuevas en cada edición. Quien quiera, puede inscribirse a través de nuestro sitio web, de forma que todos los detalles irán directamente a nuestra base de datos de Beeple», explica Felix.

Planificación digital

«De hecho, desde el año pasado, todo el proceso de planificación se ha realizado en línea. Los voluntarios crean un perfil y solicitan los turnos que hemos creado. Gracias a Beeple, podemos hacer que los turnos sean visibles solo para las personas con el perfil o las responsabilidades correctos», continúa.

Al digitalizar completamente el proceso de planificación, el seguimiento se ha simplificado considerablemente. Los planificadores ahora tienen una buena visión general del estado de la planificación, por lo que no programan a los voluntarios dos turnos seguidos, por ejemplo. Felix: «Empezamos a programar voluntarios a principios de abril. Aquellos que ya hayan trabajado un turno en una de las ediciones anteriores tendrán primero la oportunidad de transmitir sus preferencias. Las inscripciones se abrirán para todos a mediados de abril. En cuanto reciba las inscripciones, podré asignar al personal por turnos y los voluntarios solo tendrán que confirmar que aceptan el turno, así se acabó el tráfico interminable de correo y habrá menos posibilidades de que no se presenten».

¿También necesitas una herramienta de planificación para programar a tus voluntarios?

Un socio belga de programación

«Cuando nuestro socio anterior dejó de existir, nos vimos obligados a buscar una alternativa. Otro organizador del festival nos recomendó Beeple. El hecho de que Beeple sea una herramienta belga con mucha experiencia en el apoyo a eventos y festivales fue un factor decisivo para nosotros. Beeple puede hacer muchas cosas, a veces incluso demasiado para nosotros, pero gracias al apoyo de nuestro gestor de satisfacción del cliente de Beeple, hemos conseguido encontrar una forma de trabajar que hace que nuestro proceso de planificación sea mucho más eficiente».

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