Agilitas: Vaarwel eindeloze telefoontjes met potentiële kandidaten

Agilitas, een van de belangrijkste Belgische spelers in de uitzendsector, staat bekend om hun kwalitatieve selectie en stipte opvolging van kandidaten. Hoe maken ze dat waar? Consultants voltooien de flexwerkplanning in een paar klikken en communiceren roosteraanpassingen in realtime. Beeple biedt hiervoor graag het platform. „De consultants hebben nu de tijd om zich te concentreren op hun kerndienst: het vinden van de juiste persoon voor de functie en het begeleiden van kandidaat en klant naar succes”, zegt Britt, Officer Commercial Excellence bij Agilitas.

Altijd en overal de juiste informatie?

De kennismaking

Agilitas heeft een deskundige, duurzame service, letterlijk en figuurlijk dicht bij de klant en digitalisering is van het grootste belang. Daarom zochten ze naar een efficiënte, uniforme manier om roosters te maken voor uitzendkrachten om zo tijd te besparen. Die extra tijd zou door consultants worden geïnvesteerd in een uitgebreidere screening van kandidaten en opvolging na indiensttreding om de tevredenheid van klanten en uitzendkrachten te waarborgen. De ontwikkeling van nieuwe bedrijven verdiende ook meer aandacht.

Agilitas definieerde twee belangrijke vereisten voor de planningssoftware. Enerzijds was er een sterke focus op digitalisering. De tool moest mobiel zijn, te gebruiken via de browser en een app. Aan de andere kant moest de Beeple-omgeving per planningsclient kunnen worden aangepast, zodat verschillende gebruiksrechten aan verschillende klanten konden worden toegewezen. Beeple voldeed aan alle vereisten en zo is deze geweldige samenwerking tot stand gekomen.

„We waren op zoek naar een efficiënte manier om onze planning voor uitzendkrachten te maken om tijd vrij te maken voor de opvolging van onze kandidaten en klanten en om onze vaste vacatures beter en kwalitatief beter aan te sluiten.” - Britt Van Damme, Officer Commercial Excellence bij Agilitas

Maak het verschil...

... voor consultants

Natuurlijk ging de uitrol van Beeple binnen Agilitas gepaard met een leerproces voor de regionale consultants. Ze werden persoonlijk begeleid door medewerkers van Beeple en Agilitas. Beeple heeft Britt, voorheen Agilitas-medewerker van regiokantoor Kapellen, opgeleid tot Beeple Power User. Als Beeple PU is ze altijd 100% op de hoogte van alle mogelijkheden en nieuwe functies in Beeple en daarom ook het directe aanspreekpunt voor Beeple gerelateerde vragen binnen Agilitas. Bovendien werden de medewerkers in elk regionaal kantoor opgeleid door een medewerker van Beeple.

„De consultants ervaren dagelijks de toegevoegde waarde van de planningssoftware”, zegt Britt. „Consultants kunnen met een paar klikken ploegen openen en werknemers uitnodigen. Op deze manier kan een planning veel sneller worden voltooid zonder dat er eindeloos hoeft te worden gebeld met potentiële kandidaten.”

Ondertussen is er ook een integratie tussen het zelf ontwikkelde administratieve systeem van Agilitas en Beeple. „Dit resulteerde opnieuw in een enorme tijdwinst”, besluit Britt. „Beeple stelt nu automatisch de verlengde contracten in en deze hoeven alleen nog maar te worden gecontroleerd en verzonden. Als gevolg hiervan is de foutmarge sterk gedaald.”

„We kunnen veel tijd besparen en de foutmarge is minimaal. Dankzij die efficiëntiewinsten kunnen we nu meer tijd besteden aan commercieel werk.” - Britt Van Damme, Officer Commercial Excellence bij Agilitas

... voor klanten

Voor de overstap naar Beeple was er veel telefonisch contact en e-mailverkeer om contracten op te stellen. En bij het aanvragen van een contract buiten kantooruren moesten klanten bovendien de 'dimonalijn' bellen. Dankzij de verbinding van Beeple met het administratieve systeem gebeurt dit nu digitaal. Klanten doen de aanvraag in Beeple en het contract en de dimona-aangifte worden automatisch afgehandeld. Op deze manier kunnen klanten nu ook buiten kantooruren contracten aanvragen.

Veel planningsklanten zoals nationale supermarkten, retailers en productieafdelingen hebben via Agilitas hun eigen Beeple-omgeving tot hun beschikking. In deze omgeving stellen ze hun eigen planningen op en sturen ze automatisch communicatie naar medewerkers. „De klant, de medewerker en wij van Agilitas zien de planning in realtime. Dat is heel transparant”, merkt Britt op.

„Zowel wij als onze klanten vinden het erg cool dat we de indeling kunnen afstemmen op de uitstraling van de klanten”. - Britt Van Damme, Officer Commercial Excellence bij Agilitas

Prestaties kunnen ook worden verwerkt in Beeple. Veel klanten hebben een tikklok voor vaste werknemers, maar geen klok voor uitzendkrachten. Voordat Agilitas overstapte naar Beeple, rapporteerden klanten de prestaties van uitzendkrachten altijd apart. Dankzij de introductie van Beeple kunnen uitzendkrachten via de app in- en uitchecken en zo hun gewerkte uren registreren door middel van start- en stopuren. Prestaties worden automatisch gerapporteerd en betalingen worden op tijd en correct uitgevoerd.

Naast het plannen van klanten heeft Agilitas ook klanten met vacatures voor een langdurig dienstverband. „Een starter op lange termijn vereist meer screening. Omdat we veel meer betrokken waren bij de verwerking van planningklanten voor Beeple, hadden we daar niet altijd de tijd voor. Nu kunnen we veel meer aandacht besteden aan het screeningsproces”, merkt Britt op. „Als de starter eenmaal aan het werk is, is er opvolging nodig, zowel bij de medewerker als bij de klant. Consultants kunnen hier nu ook meer tijd in investeren, om de tevredenheid van zowel klanten als uitzendkrachten te blijven waarborgen.”

... voor uitzendkrachten

Uitzendkrachten kunnen nu hun eigen beschikbaarheid doorgeven via Beeple, openstaande diensten zien die in hun agenda passen en kunnen deze vervolgens via de app aanvragen. Op deze manier worden uitzendkrachten eigenaar van hun werk en werkprestaties.

Toekomst voor Agilitas en Beeple

Agilitas ziet veel kansen in de samenwerking. Beeple wordt daarom altijd aan klanten voorgesteld wanneer er planningswerkzaamheden bij de samenwerking betrokken zijn. „Zelfs als de klant het gebruik van Beeple in het begin niet leuk vindt, gebruiken we het nog steeds intern omdat het echt een efficiëntiewinst voor ons is. Meestal komt de klant na een tijdje en wil hij ermee aan de slag”, zegt Britt.

Wil je het plannen van flexwerk zo eenvoudig mogelijk zien?

‍