Adecco Amsterdam : j'ai découvert à quel point un outil de planification pouvait être simple

L'agence d'intérim Adecco Amsterdam est experte en planification dans la région d'Amsterdam. Ils gèrent les problèmes de planification et s'occupent de la planification d'une dizaine de clients, dont ils programment les collaborateurs sur une base hebdomadaire. Ivanka Wijtman, Planner Poolservices, est responsable de toutes les questions de planification que les entreprises adressent à Adecco Amsterdam.

La solution pour une planification complexe

À Adecco Amsterdam, la planification est vite devenue trop importante et complexe pour continuer à travailler dans Excel. Chaque emploi intérimaire a ses propres variables, notamment la diversité des lieux de travail, des qualifications différentes, des centres de coûts, etc. En outre, certaines règles de la loi flexible doivent être appliquées de la bonne manière. Choses qui ne pouvaient être saisies que manuellement dans Excel. Cela a poussé Adecco Amsterdam à soumettre en interne une demande pour outil de planification il y a environ cinq ans.

« Excel n'était tout simplement plus une option. C'était trop sensible aux erreurs et dépassé. J'ai dû tout saisir manuellement et je n'ai reçu aucun avertissement lorsque j'ai remplacé quelque chose. Cela a entraîné un arriéré et cela commence à vous ronger. Il devait y avoir une méthode de travail plus efficace », explique Ivanka.

Pourquoi dire adieu à Excel ?

Dans sa recherche d'un outil de planification, Adecco Amsterdam a testé différents compétitif logiciel. Ce logiciel présentait à chaque fois des failles : coûts trop élevés, mise en œuvre complexe et/ou peu convivial. Ivanka a finalement connu Beeple il y a deux ans. Cette solution s'est révélée être la solution qui a permis à Adecco Amsterdam de mieux répondre aux besoins de ses clients issus de différentes succursales.

« Le Customer Success Manager de Beeple, Wouter, nous a fait découvrir le système. Quand il m'a parlé des différentes possibilités, j'ai découvert comment simple un outil de planification pourrait l'être. Je peux gérer moi-même toutes sortes de tâches en dix minutes. Ce que j'ai dû saisir manuellement dans Excel se fait automatiquement dans Beeple. Les coûts de Beeple par rapport au gain de temps que cela nous apporterait nous ont incités à franchir le pas immédiatement. »

Vous voulez dire adieu à la perte de temps liée à la planification flexible du travail ?

Meilleure connexion avec les clients

Adecco Amsterdam crée chaque semaine des horaires pour ses clients. Ces clients sont actifs dans divers secteurs tels que la production, la logistique et le transport, l'industrie et la sécurité, mais aussi l'enseignement. Lorsqu'il y a un nouveau client, Ivanka s'assoit avec lui pour écouter son attentes et montrez-leur comment fonctionne Adecco Amsterdam.

« Sur la base de leur histoire, nous montrons aux clients les différents options. Pour ce faire, nous utilisons notre propre expérience des raisons pour lesquelles nous sommes si enthousiastes à propos de Beeple. En préparation de la conversation, je crée déjà des projets et des sous-projets et j'ajoute également des responsables et des collaborateurs. Cela prend au maximum une demi-heure. La valeur par défaut modèles de Beeple simplifient d'autant cette préparation. Comme les clients voient leurs propres données (par exemple leur logo) dans notre système, nous avons une meilleure connexion avec eux. »

Chaque client a accès à Beeple, mais dans un délai rôle limité. Chaque rôle peut s'exécuter différemment opérations, comme la modification des profils des collaborateurs ou l'ajout de nouvelles équipes. Leurs clients ont ainsi une certaine influence sur Beeple, mais Adecco garde le contrôle des pools du point de vue de l'employeur. « À l'heure actuelle, Beeple occupe deux rôles différents, qui correspondent à nos dix clients actuels. Peut-être ajouterons-nous un autre rôle à l'avenir, mais pour le moment, ce n'est pas nécessaire. »

Quand Ivanka a présenté Beeple aux clients, les opinions étaient les suivantes : divisé. » Pour certains clients, cela a causé quelques difficultés, car ils n'étaient pas encore prêts pour un nouveau système. D'autres étaient, en revanche, heureux avec le renouveau apporté par Beeple. C'était une période passionnante à tous égards. »

Procédure de disponibilité pour gagner du temps

Le nouveau système de planification a demandé un certain temps non seulement aux clients, mais aussi à temps . Beaucoup d'entre eux n'étaient pas satisfaits au départ, selon Ivanka. « Ils étaient habitués à pouvoir nous appeler tout le temps, alors à leurs yeux, Beeple a agrandi distance entre nous. À long terme, cela n'a pas été le cas, car le gain de temps nous a donné encore plus de temps pour eux. Le communication se passe maintenant légèrement différemment : par e-mail et SMS. Il a fallu un certain temps avant que toutes les températures de nos piscines ne soient adaptées au système, mais c'est tout à fait normal. »

Adecco Amsterdam avait une procédure dans le cadre de laquelle les collaborateurs devaient transmettre leur disponibilités par e-mail ou Whatsapp avant une heure fixe. Le fait que cela soit également possible dans Beeple, via le site web ou l'application Beeple, était un actif pour Ivanka. « Parfois, les gens l'oublient, mais en général, cela fonctionne bien. Nous faisons preuve de rigueur lorsqu'il s'agit de transmettre les disponibilités à temps : les personnes qui ne renseignent pas leurs disponibilités ne sont pas programmées. Au début, le passage à Beeple a dérangé de nombreux intérimaires. En s'y habituant en attendant, ils sont satisfait avec. »

Vous voulez vivre le moment présent ?