Een snelle weg naar minder administratieve en logistieke lasten

Op 27 oktober trok Lieven Annemans zich terug uit de adviesraad Celeval. Enkele dagen later publiceerde hij zijn ontslagbrief waarin hij een definitief, niet-bindend advies gaf. Zijn zevende adviespunt luidt als volgt: Een vermindering van de administratieve lasten en verbetering van de kwaliteit van het werk in de gezondheidszorg. De administratieve en logistieke lasten, zowel in de gezondheidszorg als in andere sectoren, vormen voor veel van onze klanten al jaren een probleem. Efficiëntie is een van onze essentiële waarden en daarom hebben we geen andere keuze dan deze kwestie nader te bespreken. Wat zijn de mogelijkheden om in de toekomst in veel banen de administratieve ballast te elimineren?

Administratieve en logistieke taken als obstakel

Het is een probleem dat regelmatig wordt benadrukt door onze nieuwe klanten wanneer we ze voor het eerst spreken. De administratieve en logistieke lasten zijn in veel beroepen torenhoog geworden. We kunnen de zorgsector als voorbeeld nemen. Het invullen, ondertekenen en verzenden van documenten is een dagelijkse taak geworden voor artsen en verplegend personeel. Taken zoals het uitdelen van voedsel en het opmaken van bedden in ziekenhuizen en woonzorgcentra worden vaak onnodig uitgevoerd door medisch personeel.

Dit terwijl juist de medische expertise van artsen en verpleegkundigen in veel gevallen cruciaal is, zeker in deze tijd. Het feit dat werknemers met bepaalde expertisegebieden vaak schaars of zelfs ontoereikend zijn, moet ervoor zorgen dat de taken optimaal worden verdeeld. Werknemers moeten zo gefocust mogelijk zijn op het uitoefenen van de essentie van hun werk, dat binnen hun vakgebied ligt. Helaas zien we dat dit tegenwoordig bij veel organisaties niet het geval is.

Terug naar de kern

De vraag is dan hoe je ervoor kunt zorgen dat iedereen weer tot de kern van zijn of haar beroep kan komen. Breng allereerst besluitvormers in uw organisatie samen met mensen in het veld om te zien waar er ruimte is voor verbetering en hoe u daar gebruik van kunt maken. Identificeer welke administratieve en logistieke taken onlosmakelijk verbonden zijn met en essentieel blijven voor bepaalde functies in de organisatie. Zodra dit duidelijk in kaart is gebracht, vergelijk dan die essentiële administratieve en logistieke verantwoordelijkheden met de huidige taakverdeling. Welke taken zijn aanvullend of ondergeschikt aan de functie? Maak een keuze of deze taken beter passen bij een andere functie, kunnen worden doorgegeven aan een andere collega of idealiter kunnen worden gedigitaliseerd. Op deze manier bekijk je de taakverdeling zodat iedereen zo druk mogelijk bezig kan zijn met de kern van zijn of haar beroep.

Digitalisering van de administratie via personeelsplanning

Wat als je bepaalde administratieve taken niet doorgeeft aan een medewerker van een andere afdeling, maar deze digitaliseert? Dat is iets waar Beeple zich voor inzet. Dankzij geautomatiseerde screening, planning en tijdregistratie helpen we organisaties om hun mensen opnieuw in te zetten voor taken waar ze essentieel zijn. Op deze manier besparen we onze klanten ook veel administratieve zorgen, tijd en mogelijke menselijke fouten.

Crisis als een kans aangrijpen

De huidige corona-crisis legt dit pijnpunt in de gezondheidssector bloot. Maar laten we andere sectoren niet door de vingers zien, want deze problemen zijn verspreid over vele andere sectoren. Al zien we dit liever als een kans dan als een probleem. Een kans om mensen terug te brengen naar de essentie van hun vak. Een kans om sprongen te maken op het gebied van efficiëntie. Een kans om het beter te doen. Deze kans de rug toekeren na deze turbulente periode en deze vergeten zou een gemiste kans zijn. We grijpen deze kans graag met beide handen aan om ervoor te zorgen dat onze klanten het nog beter doen dan ze vandaag de dag doen.