Grupo Constant: van Handmatig naar Geautomatiseerd met Beeple

In het snel veranderende bedrijfslandschap van vandaag is de vraag naar efficiënte management tools nog nooit zo groot geweest. Grupo Constant, een belangrijke speler in de Human Resources-sector met hoofdkantoren in Spanje en Portugal, is recentelijk begonnen aan hun reis naar digitale transformatie met Beeple-software. We mochten Victor Porres, Gesgrup Project Manager bij Grupo Constant, en Pedro Marques, Project Implementation Manager bij Beeple, interviewen om hun inzichten te verkennen over de implementatie van Beeple-software en de transformatieve impact ervan op hun operaties.

‍

‍

Over Grupo Constant

Met meer dan 35 jaar ervaring in de Human Resources-sector, is Grupo Constant van cruciaal belang geweest in het bieden van werkgelegenheidskansen aan duizenden individuen, terwijl het innovatieve oplossingen aan bedrijven biedt via outsourcing en tijdelijke arbeidscontracten. Met een uitgebreide klantenkring van meer dan 3.300 klanten en bijna 25.000 werknemers, streeft Grupo Constant ernaar om hoogwaardige diensten te leveren in verschillende sectoren. Victor opereert binnen de distributielogistiek sector, bekend als Gesgrup, die een essentieel onderdeel vormt van de operaties van Grupo Constant.

Vóór Beeple

Verbeterpunten van Grupo Constant:

• Geïmplementeerde gestandaardiseerde processen: Door over te stappen van handmatige methoden en spreadsheets naar geautomatiseerde systemen, streefde Grupo Constant naar verbeterde consistentie en efficiëntie in personeelsbeheer.
• Verbeteren van gegevensverzamelingsmogelijkheden: Het bedrijf wilde zijn vermogen verbeteren om nauwkeurige gegevens te verzamelen over werkuren en productiviteit van werknemers, waardoor betere evaluatie van prestaties en geïnformeerde besluitvorming mogelijk werden.
• Bevorderen van een aanpassingscultuur: Grupo Constant erkent het belang van technologische vooruitgang. Door het bevorderen van een ondersteunende omgeving en het bieden van de nodige middelen, streefde het bedrijf ernaar een soepele overgang naar digitale personeelsbeheersoplossingen voor zijn werknemers te faciliteren.

‍

"Elk bedrijf wil groeien, en om dat te bereiken, heb je tools nodig die snelle vooruitgang mogelijk maken," zegt Victor.

‍

Voor het gebruik van Beeple in hun dagelijkse taken, ondervond Grupo Constant enkele uitdagingen bij het efficiënt beheren van meerdere klanten. Victor wees erop dat ze op zoek waren naar een tool om processen te stroomlijnen en essentiële klantgegevens te verzamelen. Hij benadrukte ook hoe belangrijk het was om efficiënt en kosteneffectief te zijn bij het leveren van diensten.

Project Manager legt uit dat het bedrijf pre-Beeple afhankelijk was van Excel-sheets. Verschillende benaderingen om aan de unieke behoeften van elke klant te voldoen, maakten deel uit van de flexibiliteit van Grupo Constant. Echter, het bedrijf streeft er nu naar om gestandaardiseerde procedures te implementeren om de efficiëntie en consistentie verder te verbeteren. Hij legt verder uit: "Als we talrijke klanten hebben en er meer willen aantrekken, moeten we een gestandaardiseerd implementatieproces opzetten dat uniform voor hen allemaal kan worden toegepast. Beeple zou ons moeten helpen bij het verzamelen van cruciale gegevens, zoals de tijd die werknemers besteden aan taken en pauzes, waardoor we hun productiviteit nauwkeurig kunnen berekenen." Daarnaast had Grupo Constant automatisering nodig voor taken die eerder handmatig werden afgehandeld.

‍

Implementatie van de Software

Beeple sprong midden in een digitale transformatie die nodig was om het bedrijf schaalbaar te maken. Momenteel strekt de implementatie van Beeple bij Grupo Constant zich uit over de zeven centra van de pilotklant. Naast het succesvolle gebruik van Beeple voor planning, check-in, medewerkersbeoordelingen, vakantieaanvragen en andere activiteiten, zijn er lopende pilotprojecten met andere klanten binnen Grupo Constant, waarbij een nog breder scala aan functies wordt verkend. Pedro legt uit dat ze trainingssessies houden voor personeelsleden bij deze centra om hen vertrouwd te maken met de software. 

Bovendien zijn deze personeelsleden verantwoordelijk voor het verifiëren en goedkeuren van de gewerkte uren van werknemers en ervoor zorgen dat ze in staat zijn om uitdagende situaties tijdens de planning aan te pakken. Verder worden er maandelijks regelmatige beoordelingen van de prestaties van werknemers in verschillende gebieden uitgevoerd. Dit wordt zorgvuldig aangepakt om in de toekomst maximaal te profiteren van Beeple.

‍

Profiteren van een Fulltime Interne Consultant

Pedro Marques, Project Implementation Manager bij Beeple, speelt een cruciale rol binnen Grupo Constant als fulltime interne consultant, die nauw samenwerkt met Victor om de software effectief te implementeren. Victor uitte zijn tevredenheid over de constante ondersteuning van Pedro, waarbij hij de toegewijde inspanningen van Beeple benadrukte om het project tot een succes te maken:

"Mijn ervaring met Beeple en de integratie van de software is echt goed omdat ik iemand heb die ik elke dag kan contacteren - Pedro. En ik weet dat hij alles zal doen om elk probleem, elke vraag die ik heb op te lossen. Ik denk dat dit super belangrijk is. Beeple doet echt moeite om ervoor te zorgen dat dit project doorgaat. We voelen ons niet alleen in het proces. Anders zou ik me als een verloren kind in Frankrijk voelen, waar ik nog nooit ben geweest, geen Frans spreek en niets weet. Maar met Pedro daar, die mijn hand vasthoudt en me helpt, voel ik me zelfverzekerd om met Franse mensen te praten."

Bedankt voor zo’n levendige beschrijving, Victor! ;)

‍

Uitdagingen onderweg

Geen verandering komt zonder uitdagingen. Vooral niet als het gaat om het veranderen van de manier van werken voor zoveel mensen. Victor licht dit toe: "Hier in Spanje, bij Grupo Constant, is onze uitdaging om Beeple bij zestig klanten te implementeren. Momenteel gebruiken we Beeple slechts bij zes klanten. In het midden van een digitale transformatie zijn, betekent ook dat we onze managementprocessen moeten veranderen. We moeten zowel onze interne als externe processen aanpassen aan deze veranderingen. Het is een noodzakelijke verandering van mindset. We moeten de perceptie van onze werknemers veranderen, van het zien van software als een extra last naar het erkennen van de mogelijkheid om hun dagelijkse routines te stroomlijnen. We zijn nog steeds bezig hen te overtuigen dat Beeple hun taken zal vereenvoudigen, een uitdaging die ik vaak tegenkom in mijn acht jaar ervaring."

Pedro voegt daaraan toe dat ze zich momenteel in de implementatiefase bevinden, waarbij een pilotprogramma wordt uitgevoerd. Hij benadrukt dat deze fase de grootste uitdaging tot nu toe vormt. Het is cruciaal om ervoor te zorgen dat iedereen zich kan aanpassen aan de procesverandering. Hij erkent dat het voor een kleiner bedrijf misschien gemakkelijker is, maar de grootte van Grupo Constant unieke obstakels met zich meebrengt. Elke afdeling overtuigen en de effectiviteit van het nieuwe proces demonstreren is essentieel.

‍

Voordelen van Beeple

‍

Hoe Beeple de uitdagingen oplost:

• Gestandaardiseerde processen: Beeple biedt een gebruiksvriendelijk platform waarmee Grupo Constant processen kan standaardiseren over hun klanten en locaties, wat consistentie en efficiëntie waarborgt.
• Gegevensverzameling en analyse: De software van Beeple stelt Grupo Constant in staat om nauwkeurige gegevens te verzamelen over werkuren, pauzes en productiviteit, wat waardevolle inzichten biedt voor besluitvorming en de algehele efficiëntie verbetert.
• Ondersteuning bij verandermanagement: Beeple biedt ondersteuning en training om werknemers te helpen zich aan de nieuwe technologie aan te passen, waardoor een soepele overgang wordt gewaarborgd en de voordelen van de software maximaal worden benut.

Grupo Constant begint al de voordelen van Beeple te ervaren. Victor merkte op dat hoewel sommige werknemers nog aan het wennen zijn aan de nieuwe tool, anderen deze hebben omarmd en het potentieel erkennen om taken te vereenvoudigen en de productiviteit te verbeteren. Hij benadrukte ook de intuïtieve structuur van de Beeple-software en de gezamenlijke inspanning tussen Beeple en Grupo Constant om een succesvolle implementatie te waarborgen.

Bovendien is de feedback van klanten, met name een farmaceutische klant die als pilot wordt gebruikt, positief, met actieve ondersteuning en enthousiasme voor de samenwerking. Maandelijkse vergaderingen zorgen voor soepele operaties, waarbij de klant de proactieve aanpak van Grupo Constant bij het oplossen van problemen waardeert.

‍

‍

‍
‍

De ervaring van Grupo Constant met Beeple benadrukt de transformatieve impact van digitale tools op bedrijfsoperaties. Met toegewijde ondersteuning van Pedro en het Beeple-team, voelt Grupo Constant zich empowered om de toekomst van digitale transformatie met vertrouwen en enthousiasme te omarmen, ondanks de uitdagingen. We werken samen aan soepelere operaties en het bevorderen van een samenwerkingsgerichte omgeving. Met Beeple zal Grupo Constant zeker goed uitgerust zijn om de uitdagingen van het hedendaagse zakelijke milieu te navigeren. Bedankt voor jullie tijd, Victor en Pedro! Laten we samen blijven groeien.

‍