• Beeple heeft ons planningsprobleem opgelost. We werken nu drie keer zo snel.

Guy Bylemans

HR Manager bij Fiesta Mundial

profielfoto Fiesta mundial

Interview met Guy Bylemans HR Manager bij Fiesta Mundial

beeple-meets-fiesta-mundial

Intro

Het laatste weekend van september gaat de 22ste editie van Fiesta Mundial door in domein Keiheuvel in Bavel. Fiesta Mundial is een 3 daags, non-profit familiefestival voor alle leeftijdsgroepen met wereldmuziek, foodmarkt, workshops voor jong en oud, straatanimatie, zuiderse markt.  Een programma voor iedereen, en betaalbaar voor iedereen. Fiesta Mundial draagt ook nog bij tot een socialer en duurzamer bewustzijn. De opbrengst van het festival wordt verdeeld aan helpende verenigingen en buitenlandse projecten.

Het festival presenteert zich al sinds de eerste editie in 1997 als een creatieve en inspirerende smeltkroes tussen bezoekers, vrijwilligers, lokale verenigingen en de derde en vierde wereld. Ruim 500 mensen werken mee aan het feest. Om dat allemaal in goede banen te leiden, deed de organisatie beroep op Beeple.

Fiesta Mundial is een bijzondere klant voor Beeple. Zij zijn één van de eerste klanten die Beeple in gebruik heeft genomen en het is inmiddels de 3de editie dat de tool succesvol wordt ingezet voor de planning en het beheer van vrijwilligers tijdens en na het festival. Een terugblik op een geslaagde samenwerking …

Case

Met het jaarlijkse wereldfeest wil Fiesta Mundial zoveel mogelijk mensen bereiken en op een aangename manier hun mondiaal en duurzaam bewustzijn aanspreken.

"Ons doel is om zowel de bekommernis om de mensen en onze planeet, als de opbrengsten harmonieus en duurzaam met elkaar in evenwicht te brengen", vertelt Guy Bylemans. "We werken samen verschillende partners uit de regio om op die manier de verbondenheid doorheen de verschillende lagen van de bevolking te stimuleren.

Fiesta Mundial brengt een positieve boodschap over een wereld in verandering en doet dat met een mix van optredens, workshops, animaties, (dans)initiaties enz. en dat voor een zeer breed publiek. Voor de organisatie, inclusief de op- en afbouw van het feest, doen we beroep op vrijwilligers die vaak tot lokale verenigingen behoren die zich ook zelf in de sfeer van de Noord-Zuidverbinding bewegen.

 

Correcte planning

In totaal gaat het om een 500-tal medewerkers die samen ruim 5.000 werkuren presteren en letterlijk honderden taken verrichten. “In het verleden hadden we al een tool maar vaak zaten we uren en uren te puzzelen om de gigantische planning enigszins overzichtelijk te houden. Het kostte ons veel tijd en nog veel meer moeite om iedereen te registreren, te informeren over hun taak, op te volgen enz.“, verduidelijkt Guy Bylemans. “Wij hadden duidelijk nood aan een specifieke softwaretool en Beeple had die in huis.

In Beeple werken we met ‘organisaties’ om vrijwilligers te groeperen. Zo kunnen we gemakkelijk en overzichtelijk de vrijwilligers beheren door o.a. vaardigheden, en teams aan te maken. Vrijwilligers kunnen via het self-service portaal online hun beschikbaarheid, voorkeuren en vaardigheden opgeven via hun persoonlijke vrijwilligerspagina.  Zij kunnen ook zelf inschrijven op de openstaande vacatures waardoor zij eigenlijk zichzelf inplannen.

 

“Beeple heeft ons planningsprobleem opgelost, waardoor wij veel energie en moeite kunnen uitsparen om ons nog beter op het festival zelf te concentreren. Concreet werken we drie maal zo snel en zijn de gegevens en de informatieverstrekking accuraat en altijd up-to-date. De planning van de medewerkers op het festival loopt ook vlekkeloos.”

 

"Beeple maakt festivalplanning gemakkelijk voor Fiesta Mundial." 

"Het grote voordeel voor Fiesta Mundial is dat eerdere edities in Beeple gebruikt kunnen worden als basis voor een nieuwe editie van het festival."

"Correcte planning van 435 medewerkers, 1200 shifts en 5000 werkuren met een bijzonder serieuze tijdswinst."

Het grote voordeel voor Fiesta Mundial is dat eerdere edities in Beeple gebruikt kunnen worden als basis voor een nieuwe editie van het festival. De tool wordt ook constant ge-update met nieuwe features waardoor Beeple doorheen de jaren is meegegroeid met de noden van het festival.

Guy Bylemans

HR Manager bij Fiesta Mundial

"Het inschakelen van de software heeft ons letterlijk maanden werk bespaard."

"Beeple is een inventieve cloud-oplossing die het organisatoren mogelijk maakt om sneller en beter te plannen."

"De mensen worden automatisch op de hoogte gehouden van hun taak per mail via project call sheets."

Innovatieve cloudoplossing

Beeple is een inventieve cloud-oplossing die het organisatoren mogelijk maakt om sneller en beter te plannen.

"Beeple heeft het evenement via de cloud 'ter beschikking gesteld' en de diverse taken omgezet in vacatures. De mensen kunnen zichzelf registreren en hun gewenste taak aanduiden. De tool maakt dat wij een doelgerichte planning kunnen opstellen voor de ganse periode van de opbouw over het feest zelf tot en met afbouw, en dan spreken we toch al snel over een periode van tiental dagen. Met behulp van Beeple kunnen we efficiënt taken alloceren en ook nog eens rekenen op een heldere rapportage.

De mensen worden automatisch op de hoogte gehouden van hun taak per mail via project call sheets zodat iedereen precies weet waar en wanneer zij zich dienden aan te melden en wat er van hen wordt verwacht. Last-minute wijzigingen in shifts kunnen ook steeds via sms worden doorgegeven. Dit resulteert in een perfecte en vlotte  communicatie via mail en/of SMS.

 

Planningen delegeren

De Fiesta planning is ingedeeld in departementen waarvoor een verantwoordelijke aangesteld is.  Nu zijn er zo al 5 verantwoordelijke managers die zelf hun planning opmaken in de cloud.

Zij hebben zelf perfecte controle over hun medewerkers en over hun teams.  Dit bespaart bovendien heel veel tijd aan de planningscoördinator.

Tevens kan aan iedere verantwoordelijke een ‘read’ authorisatie gegeven worden zodat iedere betrokkene de volledige planning kan consulteren maar niet updaten.

 

Mobile check-in/out via de app

De tool laat ons ook toe om de medewerkers in te scannen en het begin- en einduur in te geven zodat we achteraf een perfect overzicht en afrekening van de gepresteerde uren van elke vereniging kunnen opmaken.

 

“Het inschakelen van de software heeft ons letterlijk maanden werk bespaard. Bovendien, en dat is voor een vzw minstens even belangrijk, is het ook nog eens een betaalbare oplossing.”

 

 

Ook faciliteiten kunnen ook gemakkelijk worden toeschrijven aan de medewerkers en bij de check-out worden deze terug opgevraagd. Aangezien alle data zich in de cloud bevinden, is het voor de organisatie gemakkelijk om ten allen tijde een correcte stand van zaken op te maken.