• Het is een hele last die van mijn schouders valt, alles is gecentraliseerd en geautomatiseerd.​

britt de smet eventmasters

Britt De Smet

Back Office Manager bij Event Masters

britt de smet eventmasters

Interview met Britt De Smet

Back Office Manager bij Event Masters

beeple meets eventmasters

Intro

Event Masters is al meer dan 20 jaar actief als B2B evenementenkantoor. Ze organiseren een verscheidenheid aan evenementen voor bedrijven. Dit gaat van teambuildings tot op maat gemaakt events. Ook werken ze als Belgische DMC (Destination Management Company) en bieden ze incentives buiten de landsgrenzen aan. De afdeling 'Entertraining' combineert de vaste teambuilding concepten dan weer perfect met een training.

Britt is Back Office Manager en verantwoordelijk voor het freelance personeel. Zij zorgt ervoor dat de juiste personen op de juiste plaats worden ingezet. Het maken en opvolgen van planningen is haar verantwoordelijkheid.

Case

In de eventsector werkt men vaak met tijdelijke werkkrachten en freelancers. Een duidelijke planning is daarom essentieel. Dit hadden ze bij Event Masters begrepen, een 15-tal jaar geleden hadden zij reeds een eigen planningstool ontwikkeld. Echter werd de tool niet onvoldoende onderhouden en verouderde hij door de jaren heen.

 

"15 jaar geleden was onze eigen tool vooruitstrevend en erg gebruiksvriendelijk. De software werd echter niet verder ontwikkeld, daarom moesten we een keuze maken. Zelf een nieuwe tool ontwikkelen, die binnen enkele jaren weer vervangen zou moeten worden of een externe planningstool zoeken. Een nieuwe tool ontwikkelen bleek vrij kostelijk te zijn, daarom gingen we op zoek naar externe software.”

All-in-one staff tool

Een jaar geleden kwam Event Masters in contact met Beeple en werd hun eigen systeem vergeleken met Beeple. Het grootste verschil met het oude systeem was dat Beeple automatisch communiceert met medewerkers en iedereen zijn eigen omgeving heeft. Communicatie met medewerkers gebeurde aanvankelijk manueel via e-mail, heel tijdrovend en een intensieve opvolging was noodzakelijk. Daarnaast stond de administratie, urenregistratie en loonberekening volledig apart van het systeem. Sinds Event Masters gebruik maakt van Beeple staan deze zaken gecentraliseerd in het systeem (m.u.v. de loonberekeningen). Het administratief werk werd duidelijk verlicht.

Vlotte overgang

Momenteel beheert Event Masters 73 medewerkers in het systeem. De overgang verliep zonder problemen. Alle medewerkers ontvingen een e-mail met een uitnodiging om zich te registreren in de omgeving. Op deze manier kregen ze elk toegang tot hun eigen Beeple account. In deze omgeving kunnen ze hun profielgegevens aanpassen, beschikbaarheden doorgeven, planningen raadplegen en zich inschrijven op toekomstige evenementen. Ook hun gewerkte uren worden in het systeem geregistreerd.

“Beeple nodigde me een halve dag uit om kennis te maken met de tool. Dit was een vrij intensieve sessie waarna ik zelf aan de slag kon met het systeem. Wanneer ik vragen had, werd ik meteen verder geholpen door mijn vast contactpersoon. Ik ondervind dat sinds ik met het systeem van start ben gegaan, er ondertussen veel is veranderd. Elke maand is er een update met nieuwe functies en verbeteringen, zo wordt het steeds eenvoudiger om te werk te gaan in Beeple.”

"Ik weet nu 100% zeker dat iedereen verwittigd is en de nodige informatie heeft."

"Een hele last valt van mijn schouders, alles is gecentraliseerd en geautomatiseerd."

"Ik werd voor een halve dag uitgenodigd bij Beeple om kennis te maken met de tool. Dit was een vrij intensieve sessie, daarna kon ik zelf aan de slag met het systeem."

"We hebben 40% minder planningskosten sinds de opstart met Beeple."

"Sinds wij gebruik maken van Beeple is mijn werklast aanzienlijk verminderd en zit er meer structuur in de personeelsplanning. Met Beeple verloopt de planning, de urenregistratie en de communicatie veel eenvoudiger.”

britt de smet eventmasters

Britt De Smet

Back Office Manager bij Event Masters

"Wanneer ik vragen had, werd ik meteen verder geholpen door mijn vast contactpersoon."

"De planning is direct gelinkt met de agenda."

"We hebben nu steeds een real-time overzicht van beschikbaarheden. Dat spaart heel wat telefoontjes uit."

"Sinds wij gebruik maken van Beeple is mijn werklast aanzienlijk verminderd, ik zou zeker niet meer terug willen naar ons oude systeem."

In het begin waren de medewerkers sceptisch over het nieuwe systeem, ze werkten namelijk al jaar en dag met een andere tool. Na een korte aanpassingsperiode geven ze nu zelf aan het nieuwe systeem een grote verbetering is. Ze ondervinden dat de automatisatie ook voor hun voordelen biedt. Hun planning is direct gelinkt aan hun agenda en via de automatische e-mails zijn ze onmiddellijk op de hoogte van nieuwe evenementen en wijzigingen.

Centrale database

Aangezien de planningsdienst volledige toegang heeft tot de profielen van de medewerkers, moeten ze geen onnodige e-mails meer versturen. Beschikbaarheden zijn makkelijk terug te vinden alsook extra informatie zoals kledingmaten, welke nuttig kunnen zijn wanneer een event een bepaalde outfit vereist. Het is mogelijk alle soort informatie van je kandidaten te vragen die nodig zijn.

“Voor mij is Beeple een extra houvast geworden. Ik moet me geen zorgen meer maken of ik een mail al dan niet verstuurd heb. Ik weet nu 100% zeker dat iedereen verwittigd is en de nodige informatie heeft. Het is een hele last die van mijn schouders valt, alles is gecentraliseerd en geautomatiseerd.”

Digitale check-in/out

Een andere reden waarom Event Masters voor Beeple koos, is de mobiele applicatie. Medewerkers kunnen met de app in- en uitchecken en hun gepresteerde uren versturen.

“Sinds wij gebruik maken van Beeple is mijn werklast aanzienlijk verminderd en zit er meer structuur in de personeelsplanning. Met Beeple verloopt de planning, de urenregistratie en de communicatie veel eenvoudiger.”