• De database blijft constant up-to-date omdat mensen zelf hun gegevens kunnen aanpassen.

Elke van Haver ESC

Elke van Haver

Planningsverantwoordelijke van Event Services Crew

Elke van Haver ESC

Interview met Elke van Haver

Planningsverantwoordelijke van Event Services Crew

beeple-meets-esc

Intro

 

Event Services Crew verzorgt logistieke ondersteuning op evenementen en festivals. Concreet wil dit vaak zeggen dat zij mensen aanleveren om mee te helpen op deze evenementen. Bij ESC wordt er uitsluitend gewerkt met vrijwilligers.

Elke is planningsverantwoordelijke van ESC. Zij beheert de groep vrijwilligers waarmee ze werken.

 

Case

Werken in de evenementen en festival sector is allesbehalve evident. Grote groepen mensen moeten worden aangestuurd en last minute wijzigingen zijn eerder regel dan uitzondering. Daarom is een gestructureerd en flexibel systeem om planningen en werknemers te beheren een noodzakelijk iets.

Tot 2 jaar geleden maakte Elke gebruik van Excel lijsten om planningen te maken. Echter, is Event Services Crew ondertussen sterk gegroeid en zou het zelf niet meer mogelijk zijn om dit in Excel te doen. Met ondertussen 1000 vrijwilligers in de tool lijkt het geen sinecure om dit manueel te managen.

 

“Voor wij Beeple gebruikten, waren wij eigenlijk heel amateuristisch bezig met Excel lijsten. Op zich werkte dit wel maar het heeft beperkingen. Als je op een verkeerde knop drukt ben je ineens alles kwijt. Toen onze organisatie groter werd, lukte dit niet meer.”

 

 

Voor sectoren die vaak te maken hebben met last minute wijzigingen is Beeple een uitstekende tool. Communicatie is geautomatiseerd via email en sms, wanneer er wijzigingen worden gemaakt, worden de medewerkers die hieraan onderhevig zijn automatisch op de hoogte gebracht. Het manueel en individueel contacteren van elke medewerker is verleden tijd.

 

“De meeste communicatie verloopt nu via email en sms. Het feit dat ik nu in Beeple kan mailen en sms’en vereenvoudigt dit. In Beeple wordt gebruik gemaakt van templates voor het versturen van deze e-mails en sms’en. We hebben deze templates zelf aangepast om deze mails toch persoonlijk te laten overkomen.”

 

 

Een database van 1000 medewerkers onderhouden en up-to-date houden klinkt als een ware uitdaging. Echter, hoeft dit helemaal niet zo te zijn, in Beeple past iedere medewerker zijn gegevens direct aan in het systeem wanneer die wil via zijn eigen account. Databasebeheer was nog nooit zo eenvoudig.

"Ik merk dat er heel veel evolutie in de software zit. Elke maand komen er updates waarmee nieuwe functies worden mogelijk gemaakt."

"Het gebruiksgemak en de service zijn een grootte meerwaarde voor ons."

"Een groot voordeel is de database die blijvend is, er verdwijnen niet zomaar gegevens als je iets fout doet."

“Een groot voordeel is de database die blijvend is, er verdwijnen niet zomaar gegevens als je iets fout doet. De database blijft ook constant up-to-date omdat mensen zelf hun gegevens kunnen aanpassen. Dit was vroeger in Excel niet mogelijk, dan moesten mensen aanpassingen doorgeven en moest ik dit zelf aanpassen in Excel.”

Elke van Haver ESC

Elke van Haver

Planningsverantwoordelijke van Event Services Crew

"Het feit dat ik nu in Beeple kan mailen en sms’en vereenvoudigt onze communicatie."

"Voor wij Beeple gebruikten, waren wij eigenlijk heel amateuristisch bezig met Excel lijsten."

De drukste perioden voor Event Services Crew zijn de festivalmaanden. Daarom werd er beslist te beginnen met Beeple in de winter. Zo kon er rustig kennis gemaakt worden met het nieuwe systeem.

 

“De ondersteuning van Beeple is een groot pluspunt, wanneer ik een probleem had dan belde of mailde ik. Binnen de 2 uur kreeg ik hier steeds antwoord op. De service is een serieuze meerwaarde voor mij.”

 

De software wordt constant bijgewerkt, aanpassingen en verbeteringen worden elke maand doorgevoerd. Hierbij wordt rekening gehouden met opmerkingen en wensen van klanten. Iedereen werkt mee aan de verdere uitbouw van de tool, zo wordt het steeds eenvoudiger om te werk te gaan in de software.

 

“Ik merk dat er heel veel evolutie in de software zit. Elke maand komen er updates waarmee nieuwe functies worden mogelijk gemaakt. Ik merk dat de mensen bij Beeple zeker open staan voor opmerkingen en dat wij ook betrokken worden bij de aanpassingen in de tool.”

 

Het gebruik van een planningstool is een grote meerwaarde voor bedrijven die met vrijwilligers of tijdelijk personeel werken. Zowel de planning als database zijn gecentraliseerd, ook de communicatie en administratie wordt geautomatiseerd. Toch zijn er nog veel bedrijven die zich redden met behulp van lijsten in Excel. Dit gaat gepaard met veel administratief werk en inefficiënte communicatie met als gevolg het maken van fouten.

 

“Ik denk dat er nog veel organisaties zijn die zoals ons gebruik maken van Excel lijsten, dit is nu toch echt wel gepasseerd. Ik raad deze mensen aan om een planningstool te gebruiken. Ik heb nu de ervaring dat Beeple hier een zeer geschikte tool voor is. Het gebruiksgemak en de service zijn een grootte meerwaarde voor ons.”