• Als ik wijzigingen in mijn planning aanbreng, weten mijn medewerkers dit onmiddellijk.

Koen Slock deSingel

Koen Slock

Coördinator deSingel

profielfoto Koen Slock

Interview met Koen Slock

Coördinator bij deSingel

beeple-meets-deSingel

Intro

 

DeSingel organiseert een gevarieerd aanbod aan concerten, theatervoorstellingen en dans. Om dit mogelijk te maken zijn er verschillende zalen beschikbaar, deze zijn volledig uitgerust om voor elke voorstelling de beste ervaring mogelijk te maken.

Koen is Coördinator voor deSingel, hij stuurt de mensen aan die het ontvangst van het publiek verzorgen. Dit omvat de kaartcontrole, programmaverkoop, barpersoneel, vestiaire en recepties.

 

Case

Het organiseren van concerten, theatervoorstellingen en andere culturele activiteiten vergt een goed georganiseerd team. Het maken van een planning waarbij iedereen weet wat er moet gebeuren is hier dan ook meer als noodzakelijk.

Koen werkt hoofdzakelijk met studenten om de kaartcontrole uit te voeren, de bar te bemannen en de vestiaire uit te baten. Aangezien er niet elke dag concerten of theatervoorstellingen zijn, moeten ze ook niet elke dag beroep doen op deze studenten. Om de planning te verwezenlijken maakte ze vroeger gebruik van spreadsheets in Google. Koen verzond een spreadsheet met data waarop er gewerkt kon worden. Daarna vulde elke student in een spreadsheet zijn beschikbare data in en kwamen al deze documenten terug bij Koen terecht. Tot slot kon hij zijn planning opmaken door al deze spreadsheets te overlopen. Deze methoden is niet enkel tijdrovend maar ook foutgevoelig.

 

“Ik werkte met spreadsheets in Google, dit was altijd een beetje knutselen. Op het einde van de rit werkte dit ook wel, de manier waarop was toch een beetje knullig.”

 

Bij de opstart met Beeple werd er eerst samengezeten om de huidige manier van plannen te bekijken. Zo kon er een idee gevormd worden hoe deze in Beeple geïmplementeerd kon worden. Daarna was er een kennismakingsmoment met de software, hoe worden planningen gemaakt, wat houdt een planning in en wat zijn de verschillende onderdelen.

 

"Alles gebeurt instant, ook de communicatie naar iedereen toe verloopt echt vlot."

"Ik werkte met spreadsheets in Google, dit was altijd een beetje knutselen."

"In mijn spreadsheets deed ik een mooie poging maar wat Beeple doet kan je daar niet mee vergelijken."

“Er werd een workshop georganiseerd waar ik kennis kon maken met de software. Daarna werd mij gevraagd om zelf ook eens te werken in de tool, zo ben ik erin gerold. Wanneer ik vragen had stelde ik die, ik kreeg hier steeds snel de antwoorden waar ik nood aan had. Ik was behoorlijk snel vertrokken, het is ook niet zo complex uiteindelijk.”

Koen Slock deSingel

Koen Slock

Coordinator bij deSingel

"Er werd een workshop georganiseerd waar ik kennis kon maken met de software."

"Ik was behoorlijk snel vertrokken, het is ook niet zo complex uiteindelijk."

"Wanneer ik vragen had stelde ik die, ik kreeg hier steeds snel de antwoorden waar ik nood aan had."

DeSingel besloot met Beeple te werken om hun algemene planning te vergemakkelijken. Ze hebben namelijk een flexibel systeem nodig waarin ze gemakkelijk aanpassingen kunnen doen. Het constant communiceren met kandidaten is een heel tijdrovende bezigheid, zeker als je bij elke wijziging iedereen opnieuw moet contacteren. In Beeple is communicatie volledig geautomatiseerd via email en sms, wanneer een wijziging plaatsvindt wordt dit automatisch meegedeeld.

 

“Wij werken met heel veel wisselende omstandigheden. Wanneer iets opeens een groot succes is, hebben we ook ineens veel meer werknemers nodig. We hebben altijd omstandigheden die wisselen en met Beeple kan je heel kort op de bal spelen, zaken aanpassen en doorvoeren. Het gaat snel en is niet complex.”

 

De interactie tussen de planner, werknemer en planning wordt door Koen als het grootste voordeel aangeduid. Het feit dat wanneer hij een aanpassing maakt in de planning, dit ook direct wordt aangepast bij al zijn kandidaten is een groot pluspunt. Iedereen heeft altijd de meest recente info bij de hand.

 

“Als ik wijzigingen in mijn planning aanbreng, weten mijn medewerkers dit onmiddellijk. Andere mensen die eventueel in de planning moeten werken zien ook onmiddellijk de wijzigingen. Alles gebeurt instant, ook de communicatie naar iedereen toe verloopt echt vlot. Dit gebeurt in 1 keer in plaats van verschillende stappen die moeten worden doorlopen.”

 

De omgeving van Beeple wordt gestructureerd en duidelijk bevonden. Het is zeer eenvoudig een overzicht te verkrijgen van planningen. Het is heel gemakkelijk om informatie op te vragen, zo kan de informatie van een medewerker makkelijk geraadpleegd worden van telefoonnummer tot rijksregisternummer.

 

“Beeple is een interactief planningsprogramma. In mijn spreadsheets deed ik een mooie poging maar wat Beeple doet kan je daar niet mee vergelijken. Het is de kruidenier vergelijken met een grote supermarkt.”