• Het manueel contacteren van medewerkers is verleden tijd.

mike de smet

Mike De Smet

Co-manager bij Arena Events

mike de smet

Interview met Mike De Smet

Co-manager bij Arena Events

beeple meets arena events

Intro

 

Arena Events bevindt zich in de Ghelamco Arena te Gent en baat deze uit op niet wedstrijddagen. In de beschikbare ruimtes zoals de lounges en business seats worden evenementen georganiseerd. Voor deze evenementen is een verscheidenheid aan personeel nodig, daarom is er een aparte afdeling, Arena People.

Mike De Smet is mede zaakvoerder van Arena Events, hij stelt planningen op en neemt de dagelijkse werking van het bedrijf op zich.

 

Case

Bij het organiseren van evenementen wordt vaak gebruik gemaakt van tijdelijk personeel. Elk evenement is anders, dit wil ook zeggen dat er elke keer ander personeel voorzien moet worden. Een overzichtelijke planning is hierbij heel belangrijk. Door te werken met tijdelijk personeel is er een hele berg administratie die elke week opnieuw verwerkt moet worden.

Het maken van planningen gebeurde volledig handmatig en werd bijgehouden in Excel. Naar elke werknemer werden manueel en afzonderlijk emails verstuurd op basis van een database.

 

“Vroeger moesten we beroep doen op een derde partij om de administratie te kunnen bijhouden. Het feit dat we alles hebben kunnen centraliseren op één platform is een groot voordeel voor ons.”

 

Het grootste probleem voor Mike naast het bijhouden van hun planningen bleek de administratie en het beheren en uitbetalen van personeel. Er werd op zoek gegaan naar een partner die deze taken kon ondersteunen.

 

“We waren direct gecharmeerd door de mogelijkheden van het platform. Daarom zijn wij ook in zee gegaan met Beeple. Wij hebben nog andere alternatieven onderzocht maar Beeple leek ons de beste partner. Zij konden een volledig platform voorzien waar zowel de administratie als de planning en de communicatie in 1 tool geintegreerd is.”

"Waar we vroeger een hele week bezig waren met het opmaken van een planning, doen we dit nu op 1 dag"

"We waren direct gecharmeerd door de mogelijkheden die het platform aanbieden. Daarom zijn wij ook in zee gegaan met Beeple."

"De handigste functie in Beeple is voor mij de administratieve opvolging."

We were immediately charmed by the possibilities the platform could provide. For that reason, we decided to start working with Beeple. We did also examine alternatives but Beeple seemed to be the best partner for us. They could provide a complete platform which contains the administration, planning and communication in 1 tool.”

mike de smet

Mike De Smet

Co-manager at Arena Events

"Vroeger moesten we beroep doen op een derde partij om de administratie te kunnen bijhouden."

"Beeple kon een volledig platform voorzien waar zowel de administratie als de planning en de communicatie in 1 tool geïntegreerd is."

"-        Als iemand ingeschreven staat en zijn job heeft uitgevoerd, moet ik dit enkel nog bevestigen en de administratie en uitbetaling is gereld."

Door gebruik te maken van Beeple is de administratie nu beperkt tot het minimum. Het manueel contacteren van medewerkers is verleden tijd. De communicatie is volledig geautomatiseerd via email en sms. Door deze toepassing wordt er elke week veel tijd bespaart. Elke medewerker heeft een eigen portaal in Beeple, zo kunnen ze zelf ook makkelijk hun planningen nakijken en beschikbaarheden doorgeven. Doordat medewerkers met hun volledige profiel in Beeple geintegreerd zijn wordt het maken van een planning kinderspel, het systeem weet zelf welke kandidaat welke functies kan uitvoeren en wanneer die beschikbaar is.

 

“In het begin moesten we het platform leren kennen, de verschillende functies en de structuur. Stap voor stap hebben wij gebruik leren maken van Beeple. We denken dat we nu tot 95% van de functies gebruik maken. Op deze manier zijn wij steeds efficienter gaan werken.”

 

De verloren tijd met het effectief opvolgen van planningen en projecten is nu beperkt. Beeple volgt deze namelijk automatisch op. Eenmaal een planning is ingegeven wordt dit automatisch naar de geschikte medewerkers gestuurd. Zij kunnen nu op hun eigen portaal reageren op de vacature, dit wordt dan automatisch aangepast in de planning. Het opvolgen van een planning is eenvoudig en overzichtelijk.

 

“Waar we vroeger een hele week bezig waren met het opmaken van een planning, doen we dit nu op 1 dag. We centralisren nu ook zelf ons werk, zodat we 1 dag in de week uitkiezen om nieuwe planningen en projecten in te geven. Dit wordt dan naar iedereen uitgestuurd terwijl we vroeger iedereen individueel moesten contacteren.”

 

In de event sector komen last minute wijzigingen vaak voor. Dit brengt niet enkel een hoop stress met zich mee maar ook veel werk in verband met communicatie. Voor Mike is het een groot voordeel dat hij in Beeple makkelijk wijzigingen kan doorvoeren in de planning. Iedereen wordt dan volledig automatisch op de hoogte gebracht door het systeem.

 

“De handigste functie in Beeple is voor mij de administratieve opvolging. Als iemand ingeschreven staat en zijn job heeft uitgevoerd, moet ik dit enkel nog bevestigen en de administratie en uitbetaling is gereld.”