• We hebben geen fulltime planner meer nodig.

Mik ten Holt 020 Crew

Mik ten Holt

Project manager & Crew chief bij 020 Crew

profielfoto 020 Crew

Interview met Mik ten Holt

Project manager & Crew chief bij 020 Crew

beeple-meets-020Crew

Intro

020CREW is een organisatie operationeel in de event branche gevestigd in Amsterdam. Als zelfstandig team werken wij samen met onze opdrachtgevers. Duidelijke communicatie, professioneel, nauwkeurig en verantwoordelijk. Dat is hoe wij 020CREW een evenement neerzetten.

Mik is projectmanager en crew chief, hij is de eindverantwoordelijke voor de planning en zorgt ervoor dat iedereen weet wat ze moeten doen, waar ze moeten zijn en wat ze moeten meenemen.

 

Case

Een organisatie zoals 020 Crew beheert veel medewerkers met verschillende functies. Het overzicht behouden in de poule medewerkers is hierdoor niet evident. Mik begon als stagiair en kreeg de opdracht om een oplossing te vinden om de planning, het beheren van medewerkers en de communicatie te kunnen verbeteren.

 

“We werkten met vele aparte systemen, het was mijn taak om een overkoepelend systeem te vinden. Beeple was hierin een strategische keuze, een jong bedrijf dat liever luistert naar zijn klant dan naar zijn eigen insteek.”

 

 

020 Crew maakte gebruik van spreadsheets, Word documenten, Google Calendar en datumprikker. Door het gebruik van verschillende systemen was het een fulltime job om het personeel te beheren en planningen op te maken. De communicatie met medewerkers gebeurde handmatig via email.

 

“Toen we met Beeple begonnen, hebben we een tijd dubbel werk gehad. We gebruikten nog steeds onze oude systemen en daarnaast ook Beeple. Na verloop van tijd hebben we steeds meer oude systemen geschrapt en zijn we volledig overgestapt op Beeple. Op deze manier waren we zeker dat alles vlekkeloos verliep.”

 

 

Momenteel worden er 54 medewerkers beheert in het systeem. Zij staan met hun volledige profiel in Beeple. Daardoor wordt er automatisch gecommuniceerd bij nieuwe vacatures, inschrijvingen en kandidaturen. Het zoeken in verschillende systemen naar de correcte informatie is verleden tijd, op deze manier was het ook makkelijk om fouten te maken.

"Veel punten die ik al had doorgegeven zijn ondertussen al toegevoegd in de updates."

"Ik ben heel positief over het systeem, er is heel veel last van mijn schouder gehaald."

"Het systeem communiceert automatisch en dit ook via sms, dit komt toch sneller aan bij de crew dan email."

“Als wij van opdrachtgevers planningen doorkrijgen is dit meestal via Excel, dat neemt veel tijd in beslag en het is een foutgevoelig systeem. Dat is met Beeple gewoon niet het geval, het systeem houdt zich aan bepaalde variabelen waardoor je niet de fout in kan gaan. Het bespaart ons veel tijd, en daarbij dus ook geld. Er is niet langer iemand die alleen maar de planning doet.”

Mik ten Holt 020 Crew

Mik ten Holt

Project manager & Crew coördinator bij 020 Crew

"Als wij van opdrachtgevers planningen doorkrijgen is dit meestal via Excel, dat neemt veel tijd in beslag en het is een foutgevoelig systeem."

"Beeple houdt zich aan bepaalde variabelen waardoor je niet de fout in kan gaan."

"Na verloop van tijd hebben we steeds meer oude systemen geschrapt en zijn we volledig overgestapt op Beeple."

Beeple blijft continu verbeteringen toevoegen, klanten worden hier nauw bij betrokken. Elke maand komt er een nieuwe update beschikbaar. Daardoor wordt werken met Beeple steeds eenvoudiger en efficiënter.

 

“Ik heb nog geen problemen ondervonden, Beeple is nog steeds aan het verbeteren. Veel punten die ik al had doorgegeven zijn ondertussen al toegevoegd in de updates.”

 

Het maken en opvolgen van planningen, beheren van personeel en de benodigde administratie voor werknemers is allemaal geïntegreerd in het systeem. Door het gebruik van Beeple wordt er niet enkel tijd bespaart door het makkelijk maken van planningen en communicatie maar ook door het administratieve werk dat verlicht wordt.

 

“Ik ben heel positief over het systeem, er is heel veel last van mijn schouder gehaald. Ik bespaar de helft van mijn tijd. Het systeem communiceert automatisch en dit ook via sms, dit komt toch sneller aan bij de crew dan email. Iedereen zit tegenwoordig toch op zijn telefoon. Ik kan zeggen dat de communicatie voor 80% verbeterd is.”